Umfrage zur Vereinsarbeit und Vereinsverwaltung

Gemäss einer von Swiss Olympics im Jahr 2004 durchgeführten Umfrage gibt es in der Schweiz rund 22’600 Sportvereine, welche mehrheitlich Ehrenamtlichen geführt werden. Diese Vereine zählen zusammen rund 2.8 Millionen Mitglieder. Die 10 Verbände mit den meisten Mitgliedern sind demnach:

• Turnverband 415’247
• Fussballverband 385’900
• Swiss Tennis 247’223
• Schiesssportverband 200’545
• Leichtathletik-Verband 130’000
• Swiss-Ski 110’288
• Alpen-Club 104’900
• Hochschulsport-Verband 99’280
• Eishockeyverband 75’255
• Verband für Pferdesport 70’000

Die Mitglieder stehen im Zentrum der Vereinsaktivitäten. Entsprechend muss der Vorstand ihre Bedürfnisse, Wünsche und Ansichten kennen. Um die erfolgreiche Vereinsführung zu gewährleisten, müssen die Bedingungen im Vorstand und bei den ehrenamtlichen Funktionären stimmen. Ab einer bestimmten Vereinsgrösse reichen Fingerspitzengefühl, Intuition und eine einfache Adressliste kaum mehr aus, um den Verein entsprechend zu führen.

Aus meiner eigenen Tätigkeit als Hauptleiter der Jugendriege Thayngen während 5 Jahren und Mitglied des Vorstandes des TV Thayngen kenne ich die Schwierigkeiten der Vereinsführung aus eigener Erfahrung. Die Aktuarin hat Karteikarten mit den wichtigsten Daten, Tätigkeiten und Ehrungen für jedes Mitglied und zusätzlich wird noch eine Excelliste mit den Adressdaten geführt. Der Kassier führt ebenfalls eine Liste mit den Mitgliedern für den Versand der Jahresbeiträge und der TK-Chef hat eine zusätzliche Liste für die Anwesenheitskontrolle. So entstehen bei Adressmutationen schnell Doppelspurigkeiten oder die Mutation geht in einer der vielen Listen vergessen.

Dass dies die Regel und nicht die Ausnahme ist, bestätigen mir in zahlreichen Gesprächen Vorstandsmitglieder von anderen Vereinen. Ich wollte der Sache auf den Grund gehen und habe eine Umfrage zum Thema Vereinsverwaltung gestartet. Mit der Umfrage wollte ich herausfinden, wie die Vereine organisiert sind und ob sie professionelle Tools zur Vereinsverwaltung einsetzen. Das Echo auf die Umfrage war gewaltig. Rund 1000 Vereine wurden per E-Mail kontaktiert und 439 Vereine haben bis heute an der Umfrage teilgenommen. Über diese rege Teilnahme bin ich mehr als überrascht, das ist eine extrem hohe Rücklaufquote ist. Die Zusammenfassung der Umfrage ergibt folgendes Bild:

Zugriff auf die Mitgliederdaten benötigen also mehrheitlich der Präsident, Kassier und der Aktuar. Bei den diversen Antworten wurden oftmals noch das Sekretariat, J&S Coach, OK-Verantwortliche, Adressverwalter und Schützenmeister genannt.

Erstaunlich ist, dass nur gerade 10,3% eine professionelle Software oder Applikation zur Vereinsverwaltung benutzen. Die CD-Rom basierte Software von C-Channel Club Maker scheint dabei am weitesten verbreitet zu sein. Das Microsoft Excel so oft eingesetzt wird verwundert mich absolut nicht. Bei den weiteren Programmen wurden Eigenentwicklungen, Microsoft Word, Verbandslösungen (Turnverband und Schiessverband), Microsoft Outlook und die herkömmlichen Karteikarten erwähnt.

Bei der Zufriedenheit mit dem aktuellen Programm zeigt sich, dass nur 24.8% wirklich zufrieden sind. Ich dachte, das seien dann die Vereine, welche eine professionelle Vereinsverwaltungslösung benutzen. Von diesen 45 Vereinen, sind aber nur 12 sehr zufrieden mit ihrer Vereinsverwaltungsapplikation. Das zeigt, dass es für Hersteller von Vereinsverwaltungen noch Optimierungspotenzial gibt.

Auf die Frage, welche Module eine umfassende Vereinsverwaltung mitbringen müsste zeigt sich klar, dass zum Grundpaket die Adressverwaltung, Serienbrieferstellung sowie Import- und Exportmöglichkeiten gehören müssen. Erstaunlich ist, dass die Gruppenverwaltung hinter der Buchhaltung liegt. Bei den weiteren Anwendungen wurden Online Anmeldungen für Wettkämpfe, Adressetiketten, Mailversand und Schnittstellen zu weiteren Programmen genannt.

Bei den Browsern dominiert der Internet Explorer klar, was darauf schliessen lässt, dass die meisten Personen in den Vereinen keine IT-Freaks sind. Trotzdem erreichen Firefox und Safari ansehnliche Werte und bei diversen Antworten wurden sogar das iPhone und Google Chrome erwähnt.

Erstaunt hat mich auch, dass 58% sich vorstellen könnten an einem kostenlosen Test einer solchen Vereinsverwaltung teilzunehmen. Das bestätigt das Resultat, dass viele Vereine mit ihrer aktuellen Lösung nicht zufrieden und offen für eine neue Vereinsapplikation sind. Was oft auch erwähnt wurde, dass eine solche Lösung einfach zu bedienen sein muss und keine komplizierten Funktionen enthalten sollte. Ich denke genau das sollten die wichtigsten Punkte bei einer professionellen Lösung für Vereine sein. Denn wie Swiss Olympics ja schreibt werden die meisten Vereine ehrenamtlich geführt und da will man nicht noch Stunden aufwenden um sich zuerst einzuarbeiten, sondern ein entsprechendes Tool muss einfach handhabbar sein um die Vereinsarbeit zu erleichtern, damit es dann auch wirklich aktiv genutzt wird.

Weitere Links zum Thema Vereinsarbeit und Vereinsverwaltung:

• Swiss Olympics
• Umfrage zum Thema Vereinsverwaltung
• Planung und Organisation im Sportverein
• Umfassende online Vereinsverwaltung